Làm thế nào để có thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ chỉ trong một ngày thay vì phải dành cả tuần cho nó?

Thử ngồi xuống và cùng nhau lắng nghe chính bản thân con người mình nào. Từ những khoảnh khắc đầu tiên của ngày mới cho tới lúc bạn có thể yên tâm đặt lưng thoải mái, gác lại âu lo.

Bạn không thể nào đoán trước được hình ảnh của mình trong tương lai. Và bạn cũng chẳng thể cứ thế mong muốn trở thành một phiên bản khác, hoàn hảo và ít "lỗi" hơn.

LÀM VIỆC.

Bắt tay vào hành động ngay bây giờ và nếu như bạn đã đọc tới đây.

Đừng ngại tham khảo những thông tin sau đây nhé. Vì tôi chắc chắn rằng nó sẽ thật sự chứa những thông tin giúp ích cho bạn kiến tạo một phong cách làm việc mới, tân tiến hơn và hiệu quả hơn.

1) Xác định rõ thời điểm bạn muốn hoàn thành công việc

Bước khởi đầu thuận lợi để nâng cấp chất lượng làm việc là ‘Hiểu rõ chính bản thân của mình’. Hiểu rõ được nguồn năng lượng của mình xứng đáng được sử dụng vào trong khung giờ, thời gian nào.

Thức dậy buổi sáng để thành công ư?

Con người là một tập hợp vô cùng phức tạp bởi nhiều yếu tố. Mỗi cá nhân trong xã hội là một bản thể vô cùng độc đáo và khác biệt.

EARLY BIRDS hay là NIGHT OWLS?

Early Birds là những người sẽ đạt được hiệu quả tối đa khi làm việc vào buổi sáng. Ngược lại, Night Owls là những người sẽ thật sự đạt được năng suất cao nhất khi họ bắt tay vào làm việc lúc đêm xuống.

Nhưng bạn đâu biết rằng bạn có thể nằm trong nhóm thiểu số. Điều mà làm bạn chạy theo số đông, vô hình trung khiến bạn chống lại chính cơ thể của bạn.

Cách để phát huy công dụng của tất cả sự vật trên thế giới này là phải biết đặt nó vào đúng hoàn cảnh để sử dụng. Bạn sẽ không cần thiết phải tốn thời gian để chỉnh sửa nếu như bạn thật sự hiểu cách sử dụng.

Cố gắng quan sát và làm rõ được khái niệm giờ giấc sinh hoạt của chính bản thân mình. Vì điều thật sự đáng được chú ý ở đây là bạn phải biết cách lắng nghe cơ thể để làm việc hiệu quả với chính bạn.

2. Thiết lập ‘Trạng thái năng lượng' của bạn mỗi ngày

Có bao giờ bạn đã tự so sánh chất lượng những ngày trong tuần và tự mình nhận có những ngày bất chợt bạn đạt được kết quả công việc thật đáng kinh ngạc chưa?

Thời điểm của sự chênh lệch ‘Trạng thái năng lượng' tạo nên những kết quả khác biệt.

Khi năng lượng cơ thể đạt được mức cao nhất, con người có thể làm việc cực kì năng suất. Niềm yêu thích công việc được dâng cao và bạn làm việc với tinh thần đầy hứng khởi.

Ngược lại, khi bạn bắt đầu công việc với một cơ thể hết sức mệt mỏi, bạn có dám nhận thêm công việc không chứ đừng nói tới cam kết hoàn thành công việc.

Cơ thể của bạn không còn là chính bạn nữa nếu như bạn bỏ quên đi bước ‘sạc năng lượng'.

Điều này dẫn tới sự tồn tại hiển nhiên của những ngày nghỉ và tình trạng kiệt sức thường xuyên xảy ra ở các ngày giữa tuần.

Chính vì vậy, nếu bạn có khả năng yêu thương bản thân một cách đúng đắn, bạn có thể tự chuẩn bị cho mình một nguồn năng lượng dồi dào đủ để đối mặt với bất cứ loại nhiệm vụ khó “nhai” nào.

Đừng bao giờ đánh giá thấp độ quan trọng của chất lượng giấc ngủ. Hầu hết chúng ta ngủ quá ít vì lịch trình bận rộn, những cuộc họp không hồi kết.

Và một thứ đáng ra bạn phải biết để làm là tránh xa ngay các thiết bị điện tử mà bạn đang sở hữu. Không cần thiết phải check mail ngay hay đơn giản là tốn hàng giờ thời gian chết trên mạng xã hội. Cơ thể bạn xứng đáng được thưởng những phần quà giá trị hơn trong ngày nghỉ.

3) Tách biệt ‘Today list’ khỏi ‘Master list’

Chúng ta có khả năng hành động ngay lập tức khi nhận thức thấy sự thành công. Xác lập mục tiêu giúp con người có được định hướng trên con đường phát triển sự nghiệp.

Nhưng nếu để bản thân quá chìm đắm vào việc chỉ suy nghĩ tới ‘Master List' sẽ khiến cuộc sống đầy căng thẳng và áp lực, suy nghĩ về những thứ ta chưa làm được và không biết cách làm chỉ khiến con người trở nên mệt mỏi hơn.

Sự xuất hiện của ‘Today List’ đặt tâm trí của bạn trở về đúng với thực tại. Để chúng ta biết được những điều chúng ta cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Để chúng ta nhận ra rằng ta cần phải sống ở trong khoảnh khắc nào. Quá khứ, hiện tại hay là thì tương lai?

Bắt tay vào thực hiện một danh sách những việc cần hoàn thành quan trọng ngày hôm sau trước khi một ngày làm việc của bạn kịp trôi qua. Bạn phải chắc chắn rằng bạn cần dành ra đủ 20 phút để có thể viết ra được chính xác 5 điều mà bạn muốn hoàn thành nhất trong ngày tiếp theo.

Thiết lập ‘Nightly To-Do list’ thật sự là một ý tưởng tuyệt vời sẽ mang đến nhiều lợi ích bất ngờ và khác biệt.

“Đừng đợi tới lúc trời sáng để bắt đầu một ngày làm việc của bạn”

Bằng cách thực hiện danh sách cho ngày mới trước khi kết thúc một ngày làm việc của bạn, bạn có thêm thời gian để bắt đầu hành động mà không bị cản trở về mặt suy nghĩ và thành công hơn khi tiến hành những hoạt động đầu tiên trong ngày mới.

Hoặc để tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần thiết lập một danh sách cần làm cho cả tuần. Rồi hằng đêm trước khi đi ngủ, bạn có thể dành ít thời gian hơn để lựa chọn 2 tới 5 tới đầu việc cần làm cho mỗi ngày.

Ngoài việc làm rõ thứ tự ưu tiên cần làm vào mỗi sáng, có trong tay bản danh sách công việc khiến cho mọi việc được tiến hành trơn tru, hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ về mặt thời gian.

Hãy sử dụng thời gian của bạn thật sự thông minh, ngày mới của bạn cần phải được bắt đầu đầy hứng khởi, thú vị chứ không chỉ là ngồi một chỗ thiết lập bảng danh sách cần thực hiện.

Trở thành một người đầu tư thời gian khôn ngoan, dùng tâm trí của bạn tập trung vào những điều đáng tập trung và đưa cơ thể trở về sớm nhất trạng thái ‘Sẵn sàng hành động’.

4) Sắp xếp năng lượng của bạn chứ không phải là thời gian

Hiểu rõ được sự sắp xếp năng lượng sẽ là một kỹ năng hữu ích cho việc lên chiến lược làm việc của bạn.

Chất lượng công việc phù thuộc vào kết quả sử dụng năng lượng của bạn.

Lại nhắc tới ‘Trạng thái năng lượng’, chúng ta làm việc hiệu quả nhất khi năng lượng của bạn đã được sạc đầy. Năng suất làm việc của bạn sẽ phụ thuộc lớn vào mức độ năng lượng hiện tại mà bạn đang có. Hay dễ hiểu hơn, năng suất làm việc của bạn sẽ giảm dần theo thời gian trong ngày.

Vì vậy chúng ta luôn cần phải hoàn thiện những đầu công việc quan trọng nhất vào khoảng thời gian mà bạn tin rằng ‘Trạng thái năng lượng’ của bạn đang đạt mức cao nhất mỗi ngày.

Làm việc một cách điên cuồng trong một khoảng thời gian ngắn có thể hoàn thành công việc nhiều hơn là làm việc mệt mỏi trong suốt một ngày dài.

Bạn chỉ đạt được hiệu suất làm việc cao khi và chỉ khi bạn biết cách tốt nhất để điều khiển năng lượng cơ thể, thời gian và thái độ của mình toàn thời gian.

Hãy đắn đo suy nghĩ để phân chia các đầu công việc nhỏ trong một khối lượng công việc lớn. Hoàn thành một công việc giúp bạn tăng mức độ hài lòng hơn với công việc và đảm  bảo được tiến độ thực hiện công việc.

Phân chia năng lượng hợp lý ngăn chặn việc bạn đầu tư quá nhiều công sức cho chỉ một nhiệm vụ nhỏ, dẫn đến tình trạng ‘burn out' trước khi kịp hoàn thành một đầu công việc lớn.

Người năng suất lao động cao đích thực là người có kĩ năng thấu hiểu công năng của ‘Cán cân năng lượng’. Họ làm việc thông minh thay vì làm việc chăm chỉ, đầy nỗ lực nhưng thiếu tính toán.

Thay vì đó, sao không thử đứng lên thực hiện một số bài tập đơn giản, một bài light cardio nhẹ nhàng như đi bộ quanh văn phòng, stair climbing… Và hẳn là không có gì sung sướng hơn là cho phép mình có một giấc ngủ ngắn kéo dài từ 10 tới 20 phút bất cứ khi nào mình có thể.

5) Xây dựng lối sống ‘Sẵn sàng làm việc'

Mọi người luôn cảm thấy khó khăn với việc bắt đầu hành động.

Nếu bạn thật sự không biết mình nên làm gì vào mỗi sáng, nguyên nhân thành công trì hoãn đến với bạn là bạn đang lãng phí quá nhiều thời gian.

Một cách đơn giản để giải quyết tình trạng này là xây dựng một thói quen, khiến não phải phát tín hiệu điều khiển cơ thể bắt tay vào hành động.

Thói quen này nên được hình thành dựa trên việc kết hợp với những hành động cơ bản trong cuộc sống: Di chuyển đến công ty, mua một ly cà phê, chuẩn bị bàn làm việc, nhìn vào bảng làm việc của bạn... và thế là bắt đầu.

Bên cạnh đó bạn cũng nên thử đánh lừa chính bản thân của mình, xây dựng liên kết phát tín hiệu não hai hoạt động. Giả sử như bạn là một người yêu thích âm nhạc, mỗi lần turn on your headphone cũng là một lần turn the mood for work on.

Bạn nên có sẵn cho mình một album hoặc một bản nhạc đủ dài để dẫn dắt bạn tới với trạng thái sẵn sàng làm việc như một thói quen khó bỏ ra cuộc đời của bạn.

Không ngoại trừ khả năng những hoạt động mà tôi nêu trên sẽ trở thành một nguyên nhân gây xao lãng làm việc. Mong bạn sẽ tỉnh táo để loại bỏ những trở ngại làm việc một cách không đắn đo và tốn thời gian suy nghĩ.

6) Chia nhỏ giờ làm việc và nghỉ giải lao

Các nghiên cứu đã chứng minh khoảng thời gian nghỉ giữa chừng khi làm việc sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc của mình tăng thêm lên tới 16%.

Nghiên cứu cũng nêu rõ, nên chia nhỏ các đầu công việc nhỏ xen kẽ với thời gian nghỉ dài 15 phút hoặc hơn phù hợp với tính chất công việc.

Sự làm việc đồng bộ này sẽ giúp con người giữ được độ tập trung trong suốt khoảng thời gian làm việc.

Hãy để cho não của bạn được phép cảm nhận được cảm giác nghỉ ngơi đích thực từ đó nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi.

Hãy thử để cho bạn được bận vì nghỉ ngơi. Bận vì phải giải trí. Để sẵn sàng thực hiện một bước chuyển mình mới, một cột mốc mới với năng suất làm việc mới vượt trội hơn.

Sáng tạo có giới hạn hay không nằm ở cách bạn đối xử với cơ thể của mình.

7) Khởi tạo thời hạn bắt buộc

Nếu như bạn có nguyên một ngày từ sáng tới tối để làm việc, bạn chắc chắn sẽ có cơ hội kết thúc mọi thứ trong một ngày. Và bạn cũng có đủ thời gian để mua cho mình một cốc cà phê vào buổi sáng, kiểm tra tất cả các mail và dành thời gian cho mạng xã hội.

Nhưng ngược lại, bạn chỉ còn có duy nhất một tiếng đồng hồ để hoàn thành công việc. Thời hạn bắt buộc sẽ là chất xúc tác thúc ép  bạn đạt được nhiều mục tiêu một cách gấp rút và hiệu quả.

Bạn có thêm kinh nghiệm đọc tình huống, xử lý vấn đề nhanh gọn khi tham gia cuộc chơi mà ở đó sự chính xác về thời gian là tuyệt đối.

Đổi lại, thời gian bạn dành cho bản thân vẫn bằng nhau hoặc đôi lúc là khác nhau khi bạn chấp nhận thực hiện thử một lần.

Thời hạn thời gian là một công cụ hiệu quả để cải thiện công suất làm việc của bạn. Nó giúp bạn gia tăng tính trách nhiệm với cuộc sống và trân trọng tiền bạc, công sức, thời gian.

BÀI HỌC CHÍNH

Cuộc sống giống như là một công ty. Và một CEO tài giỏi là một người biết đầu tư tiền bạc, công sức và thời gian. Họ biết cách làm việc không lãng phí thời gian, dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bản thân, điều khiển cuộc đời mình tránh xa những lo âu không đáng để có.